Schneller lernen durch Postmortem


Dass es in Innovationsprozessen primär darum geht, möglichst viele Fehler zu machen, ist ein weitverbreitetes Missverständnis. Vielmehr liegt der Fokus darauf, aus Fehlern zu lernen und mithilfe des gewonnenen Wissens neue Dinge auszuprobieren. Aller Anfang ist schwer und beim ersten Mal wird selten alles richtig gemacht – wenn etwas schief geht, handelt es sich aber streng genommen nicht um Fehler, sondern um einen Lernprozess, aus dem die richtigen Schlüsse gezogen werden sollten. Mit der Postmortem-Methode könnt ihr Fehler und ihre Ursachen transparent machen, sodass euer Team, oder gar das gesamte Unternehmen, daraus lernen kann.

Innovation durch Verbesserung

Fehler und Innovationen sind durch den Lernprozess also untrennbar miteinander verbunden. Unserer Meinung nach sollten auftretende Fehler daher als willkommener Entwicklungsschritt zu digitaler Innovation gesehen werden. Das funktioniert allerdings nur unter den richtigen Rahmenbedingungen. Und wie erreicht man diese genau? Wie könnt ihr als Vorgesetzter oder Teilnehmer eines Projektes durch euer alltägliches Handeln eine entsprechende Lernkultur fördern?

Als Kernpunkte halten wir folgende Kriterien fest:

  • Fehler frühzeitig erkennen
  • Fehler kritisch reflektieren
  • Erkenntnisse festhalten und mit allen teilen
     

Postmortem. Also nach dem Tod?


Die meisten Menschen kennen den Begriff Postmortem wahrscheinlich aus TV-Kriminalserien und verbinden ihn mit allem, was mit einem Mordopfer nach dessen Ableben passiert. Auch in der Realität ist die Postmortem-Vorgehensweise schon seit langer Zeit fest in der Medizin verankert – doch tatsächlich dient eine Autopsie nur zweitrangig der Aufklärung von Todesfällen. Vielmehr hilft sie bei der Gewinnung von Erkenntnissen, die den Ärzten in Zukunft eine bessere Behandlung von Patienten erlaubt, die an einer ähnlichen Erkrankung leiden wie die verstorbene Person.

Auch im Umfeld der Softwareentwicklung ist das Postmortem bereits gut etabliert. Einen Großteil des Arbeitstages verbringen Programmierer:innen damit, nach Softwarefehlern zu suchen. Wurde ein Fehler gefunden und behoben, wird die Herangehensweise meist detailliert beschrieben und nicht nur mit dem eigenen Team, sondern einer kompletten Community (bspw. Git-Hub), geteilt.

In den letzten Jahren hat sich die Vorgehensweise in fast allen Unternehmensbereichen verbreitet, um mit einer strukturierten Analyse wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte und Produkt-Launches zu gewinnen. Mit Hilfe des Postmortems können:

  • Fehler und deren Ursachen transparent dokumentiert werden,
  • Projektteams ermutigt werden, konstruktives Feedback zu geben und kritische Probleme offen anzusprechen,
  • Fehlerkultur und Arbeitsatmosphäre im Unternehmen positiv beeinflusst werden,
  • Daten, Ideen und Lösungen in kurzer Zeit gesammelt werden.
     

How to – Workshop Agenda


Die Durchführung eines Postmortems bedarf nicht viel Vorbereitung, sollte aber dennoch gewissenhaft durchgeführt werden, damit der Workshop einen offiziellen und keinen Afterhour-Charakter bekommt.

  • Teilnehmende: Alle Beteiligten eines Projektes
  • Moderation notwendig
  • Dauer: 60-180 Minuten, je nach Anzahl der Teilnehmer
  • Zubehör: Agenda mit Timeboxes
  • Material: Whiteboard


#1 Review der Projektziele (10 Minuten)

Hier solltet ihr euch selbst und allen Teilnehmenden die wichtigsten Eckdaten des Projektes in Erinnerung rufen: Was wolltet ihr ursprünglich erreichen? Welche Ziele und Erfolgskriterien habt ihr zu Beginn des Projektes festgelegt? An dieser Stelle ist das Protokoll eines Kickoff Meetings enorm hilfreich (das natürlich alle sehr gewissenhaft angelegt haben 😉).

#2 Review der Projektergebnisse (10 Minuten)

Keep it simple: Vergleicht einzeln oder in Gruppen die Ergebnisse mit den Zielen und teilt eine kurze Einschätzung mit dem Plenum. Habt ihr die ursprünglich anvisierten Ziele erreicht? In welchem Umfang? Bei sehr großen Gruppen kann auch ein einfaches „Daumen hoch/Daumen runter“ Bewertungssystem eingeführt werden. Wichtig ist, dass ihr an diesem Punkt noch nicht eruiert, weshalb etwas nicht erreicht wurde.

#3 Einzelanalyse (20 Minuten)

Jetzt geht es ans Eingemachte. Seziert allein oder in Kleingruppen, warum das Projekt so verlaufen ist, wie es verlaufen ist. Dabei konzentriert ihr euch am besten an folgenden Eckpfeilern eines Projekts: Planung, Umsetzung, Ergebnisse, Kommunikation. Notiert die Ergebnisse vorerst auf Post-its und tragt sie anschließend zusammen. Zur Unterstützung dienen folgende Leitfragen:

  • Was lief gut?
  • Was lief schlecht?
  • Wo hatten wir schlichtweg nur Glück?

#4 Review der Projektergebnisse (20 Minuten)

Clustert und diskutiert nun die Ergebnisse aus Schritt 3. Versucht gemeinsam, die Ursache herauszufinden und – viel wichtiger – überlegt, wie sich das in Zukunft verhindern lässt. Daraus entsteht eine konkrete Liste mit Aufgaben, die idealerweise direkt einem Verantwortlichen zugeordnet wird.

#5 Postmortem verfassen und verbessern (Nachgang)

Fasst die Ergebnisse in einem schriftlichen Postmortem stichpunktartig zusammen. Ein wenig Fließtext ist auch okay. Hebt die wichtigsten Erkenntnisse und daraus resultierenden Aufgaben inklusive Zuständigkeiten hervor. Es empfiehlt sich, den ersten Postmortem-Entwurf im kleinen Kreis zu zirkulieren, um von eurem Team, der Abteilung oder ausgewählten erfahrenen Kollegen Feedback zu erhalten.
 

Am sinnvollsten ist die Postmortem-Analyse, wenn ihr sie kontinuierlich einsetzt, um einen Kulturwandel im Unternehmen zu erzielen. Fehler werden überall und immer wieder begangen. Entscheidend für den Erfolg ist, wie ihr damit umgeht.

 

Und wie sieht das Ganze konkret in der Praxis aus? In einem weiteren Artikel haben wir ein paar Tipps und Best Practices für das Postmortem für euch zusammengefasst.

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